線上會議禮儀及陷阱多多 五招讓人提升對你的印象

近日香港染疫數字節節上升，居家工作的新常態又再次出現。香港人已非常熟悉使用Zoom 等線上會議程式，有關的禮儀及奇怪招數亦相繼出現。大多數人在Zoom的時候都會採取「掛機」狀態，簡單而言即是全程在線，但人卻不在的狀態。有從事跨國公司高管的朋友直言，員工在線會議的態度將會直接影響他的評分，對升職或加薪有莫大影響。

的而且確，在面見會議中，會議中的各人比較專注會議事務，提出建議時更踴躍，反觀在線會議時，大家在會議的背後可以用電腦做其他工作，或同時在開三四個不同會議。先放下會議成效不提，會議主持人的感覺更值得我們關注，畢竟主持會議的一般都是對你有影響力的高層，他對你的感覺如何，你的命運也必如何。

以下幾點有助你在線上會議「掛機」的同時，可以讓會議主持人或其他高層對你留下深刻的印象。就趁虛擬世界的禮儀還在建立的時候，為自己搶佔更有利的位置吧。

 

1. 入鄉隨俗，先觀察大家有沒有露面

線上會議其實是一個新興社群，舊有的社會禮儀還是要遵守的。一般會議主持人一定露面，然而一般員工應該都全是黑屏。在這樣的環境下如果你忽然露面，就算是社會學上的偏差行為（deviation）， 很大機會引起其他同事的排斥行為。因此我們先觀察其他參加者是露面還是黑屏，跟著做對你有著數。

 

 

2. 露面的時候要準備充足

在傳統的面見會議上，大家一般都把儀容修飾得企企理理才出場，除了尊重場合以外， 亦與人一種精神奕奕及隨時準備的氣場。因此當你在線上會議時，在開啟視訊之前，必須整理好儀容。切忌把視訊當鏡子，出場的時候才整理頭髮，必定怡笑大方。

 

 

3. 周圍環境要充分準備

開啓視頻的時候你的背景可以有兩種選擇， 第一種是以真實背景示人，你亦可以選用虛擬背景出場。一般來說高層是比較喜歡你用真實背景示人的。在心理學上，人類對未知的事情一般採取保留態度，若果你以虛擬的背景示人，別人心底裏就會想，你的真實環境到底藏著什麼不可見人的東西。 與其讓人猜測，不如主動整理環境，甚至稍作佈置，讓聽你匯報的人了解原來你是一個整潔及重視工作的人吧。

 

 

4. 露面也講求時機

若大部分同事都選擇黑屏，上文提及你亦應該入鄉隨俗。然而什麼時候露面卻大有學問。一般來說，若果你整個會議都沒有露過面的話，是十分不禮貌的。這會讓主持人心想：我花時間在這個會議上，你憑什麼可以不出席呢？ 因此露面其實正傳遞「我出席會議」的信息。因此這個簽到時間最好當然就是會議剛開始的時候，你還可以趁這個時間和會議主持人說聲早晨，然後稍作自我介紹呢！另外就是當你知道自己需要匯報時，早一點與準備開啟您的視訊，都叫到你的名字時，就立刻開啟視訊。這能予人一種準備充足的感覺，亦間接告訴他人你一直都在呢！

 

5. 離場時以打字的方式告別

大多數人離開會議時，都會開啟音訊說聲再見，這個著實是舊時代的思維。在虛擬世界上，當一堆人一齊說再見時，網絡是不能顯示誰在說話的，更甚者是，你不及別人大聲，你的聲音就會被視為雜聲被調低下去， 很大機會別人連聽都聽不到你的說話。因此更適當的做法就是在聊天室裏打上感謝、再見等作結尾，因為這些訊息會在其他人的螢幕上彈出，更會顯示你的名字呢！

 

 

 

林嘉良博士

 

香港理工大學醫療科學博士

美國彭博大學工商管理博士

香港註冊護士

加拿大註冊心理學家

香港心理治療總會主席

 

psyassohk@gmail.com